Távmunka költségtérítés a gyakorlatban

A november 11-én kihirdetett 487/2020 számú Kormányrendelet szabályozza a veszélyhelyzet ideje alatt adott költségtérítés elszámolásának módját. A rendelkezések gyakorlati alkalmazásával kapcsolatban számos kérdés felmerül a bérszámfejtés során, például hogy szükség van-e most munkaszerződés módosításra, milyen adminisztrációval jár az új rendelkezés, illetve hogy mennyi legyen a költségtérítés összege.

A Munka törvénykönyve alapján a munkáltató megtéríti a munkavállalónak a munkaviszony teljesítésével kapcsolatos, indokoltan felmerült költségeit. A távmunka során ilyen költség lehet például a fűtés, világítás, vagy az internet díja. Ezen költségek elszámolására korábban is lehetőség volt a távmunkás munkavállalók esetében, az igazolt költségek összegének kiszámítása azonban sok adminisztrációt igényelt, a rezsiszámlákat a munkaidővel, a lakás munkavégzésre használt területének arányosításával lehetett meghatározni.

A mostani kormányrendelet a Covid kapcsán megnövekedett otthoni munkavégzésre, illetve az ezzel kapcsolatos költségek megtérítésére kínál egy adminisztrációs szempontból egyszerűbb megoldást azzal, hogy a számolgatások, négyzetméter-arányos költségek helyett egy havi fix összegben (2020-ban 16 100 Ft-ban) maximálja az igazolás nélkül elszámolható költségtérítés összegét.

A távmunka költségtérítés új szabályának alkalmazása során az alábbiakat érdemes figyelembe venni:

• csak a munkaszerződése alapján távmunkát végző munkavállalókra alkalmazható; az újonnan home office-an dolgozó munkavállalókra érdemes tehát munkaszerződés módosítást készíteni (a kormányrendelet alapján az Mt. távmunkás rendelkezéseitől akár el is lehet térni)
• a 16 100 Ft-os havi keretet a távmunkavégzéssel érintett napokra arányosítani kell, vagyis például a szabadság, betegszabadság időtartama és az irodai munkanapok arányosan csökkentik az igazolás nélkül adható költségtérítés keretét; ez azt jelenti, hogy ha havi fix 16 100 Ft-ban állapítjuk meg a költségtérítést, és a munkatárs decemberben szabadságot vesz ki, akkor a költségtérítés egy része adóköteles jövedelem lesz.

Az adminisztrációt csökkentheti, ha nem havi, hanem napi fix összeget állapítunk meg, amelyet a távmunkában töltött munkanapokra juttatunk a munkatársaknak. Fontos, hogy az elszámolás alátámasztásához a távmunkás (home office) napokat nyilván kell tartani. A költségtérítés utólag is adható, például decemberben a november-december havi összeg együtt.

Az új rendelkezések alkalmazásának további feltétele, hogy a munkatárs ne számoljon el költséget a korábbi (munkaidő- illetve terület-arányosításos) módszer alapján.