Munkaidő-nyilvántartással kapcsolatos tévhitek és betartandó szabályok

Bérszámfejtési munkánk során szinte naponta terítékre kerülnek olyan kérdések, problémák, melyek a munkaidő-nyilvántartás, avagy hétköznapi nevén a „Jelenléti ív” megfelelő kitöltésével kapcsolatosak.

A téma azért fontos, mert ez a nyilvántartás a munkaügyi ellenőrzések állandó fókusza lehet. A revizorok ebből tudják megállapítani, hogy mikor, milyen időszakban, milyen beosztásban, mennyit dolgoztak a munkavállalók, továbbá hogy melyik időszakra miért annyi és miért olyan pótlék, ellendíjazás került elszámolásra.

Mire kell figyelni a munkaidő-nyilvántartás vezetésénél és mi az, ami elhagyható?

Sokan úgy gondolják (korábban elterjedt), hogy minden nap végén a munkavállalóknak kötelező aláírniuk a munkaidő-nyilvántartásukat, pedig ez sehol, semmilyen formában nem került rögzítésre, nem szerepel egyetlen törvényben sem, csak felesleges munkát jelent nap, mint nap. Az is tévhit, hogy elegendő a ledolgozott órák számát feltüntetni a munkaidő-nyilvántartáson, hiszen a pontos elszámolásokhoz ennél több adatra van szükség.

Mik azok a kötelező elemek, amiknek szerepelnie kell egy munkaidő-nyilvántartásban?

• rendes és rendkívüli munkaidő kezdete és vége (óra, perc bontásban)
• készenléti idő kezdete és vége (óra, perc bontásban)
• pihenőidő kezdete és vége (óra, perc bontásban)
• kivett szabadság adatai (dátum)
• hó végén (beosztásos időszak végén) aláírás a munkavállaló részéről

Nem előírás, hogy a fenti adatokat feltétlenül egy dokumentumban kell vezetni, csak az a lényeg, hogy a nyilvántartások összességében pontosan ellenőrizhetők legyenek (pl. a szabadság nyilvántartása elkülönítve is vezethető).

A kötelező elemeken túl természetesen fel lehet még vezetni a táblázatba plusz elemeket is, mint pl. munkaköri specifikus oszlopok, sorok.

Hogy kell kezelni a nyilvántartásokat?

Fontos tudni, hogy nincs formai követelmény a munkaidő-nyilvántartásokkal kapcsolatosan, lehet excel táblázatban is naprakészen, ellenőrizhetően vezetni; de lehet akár papíron is.

A munkaidő-nyilvántartással kapcsolatban a revizorok számára a következő szempontok lehetnek lényegesek:

• a fentiekben felsorolt kötelező adatokat tartalmaznia kell,
• folyamatosan naprakészen kell tartani (a munkaügyi felügyelők kérhetik akár az aznapi munkaidő kezdetet tartalmazó munkaidő-nyilvántartást is)
• a munkavégzés helyén kell lennie
• biztosítani kell, hogy a hatóság, vagy akár a munkavállalók bármikor belenézhessenek
• minimum egy hónapra visszamenőleg ellenőrizhetőnek kell lennie

A fenti szabályok pontos betartása sokszor nem könnyű, de véleményünk szerint fontos erre figyelni, mert a hibásan vezetett (vagy még rosszabb esetben a kettős) nyilvántartás kiszűrése akár több százezer forintos bírságot is jelenthet a cégnek.