Az eÁFA webes felülete
Az eÁFA webes felülete elsősorban az alacsonyabb tranzakciószámmal és egyszerűbb belföldi ügyletekkel rendelkező vállalkozások számára lehet megfelelő. Az adóhatóság a rendelkezésére álló tranzakciós adatokból állítja össze az áfaanalitika és a bevallástervezet alapját. Ezek az adatok főként az Online Számla rendszerből, az online pénztárgép adataiból, valamint a vámárudokumentumokból származnak.
A tervezetet az adózónak ellenőriznie kell, mivel az adóhatóság nem feltétlenül rendelkezik minden, a helyes áfakezeléshez szükséges információval. A felületen az adatok manuálisan módosíthatók és kiegészíthetők, többek között korrigálható az adókód, rögzíthető a levonási joggal kapcsolatos adózói döntés, és felvihetők az online rendszerekben nem szereplő adatokkal (pl. közösségi ügyletekre vonatkozó számlákkal). A véglegesített analitikából a rendszer ellenőrzéseket követően elkészíti a közvetlenül benyújtható bevallástervezetet.
Az adatok manuális, fent ismertetett módon történő szerkesztése helyett a bevallás XML alapú feltöltésére is lehetőség nyílik a felületen. A feltöltésre kerülő XML állománynak meg kell felelnie az adóhatóság által publikált technikai sémának, és tartalmaznia kell a bevallás alapjául szolgáló számlák megfelelő adatait és adókódokat. Az adóhatóság excel adatokból létrehozható XML fájl előállítására használható szoftvert biztosít. Az XML-feltöltés csökkenti a kézi adatrögzítés időigényét és potenciális hibáit, de a fájl előállítása, feltöltése és a hibák kezelése továbbra is felhasználói közreműködést igényel.
Mit jelent az M2M megoldás?
A gép-gép kapcsolat (Machine-to-Machine, M2M) lehetővé teszi, hogy a vállalatok saját rendszereikből, strukturált adatállományok segítségével kommunikáljanak az adóhatóság eÁFA-rendszerével. Az áfaanalitika és a kapcsolódó tranzakciós adatok automatikusan feldolgozhatók és ellenőrizhetők, miközben a rendszer visszajelzést ad a potenciális eltérésekről és kockázatokról még a bevallás benyújtása előtt.
Kifejezetten azoknak a vállalkozásoknak ajánlható az M2M megoldás, melyek:
- nagyobb bizonylatállománnyal dolgoznak,
- összetett adózási döntéseket kezelnek,
- digitalizált könyvelési vagy ERP-rendszert használnak,
- automatizálni szeretnék áfabevallási folyamataikat.
Hogyan működik az M2M-megoldás?
Az M2M, vagyis gép-gép kapcsolat alkalmazásával az áfabevallási folyamat közvetlenül összekapcsolható a vállalkozás pénzügyi, könyvelési vagy vállalatirányítási rendszerével. A megoldás elsősorban a nagyobb tranzakciószámmal, összetettebb áfakezeléssel vagy több adatforrással rendelkező vállalkozások számára lehet előnyös. Digitalizált könyvelési környezetben azonban alacsonyabb számlaszám mellett is indokolt lehet a használata.
Az M2M folyamat három fő szakaszra bontható: az adatok előállítására, az adatok feldolgozására és ellenőrzésére, valamint a bevallás gépi benyújtására.
- Az M2M folyamat kiindulópontját a vállalkozás saját rendszereiben rendelkezésre álló tranzakciós adatok jelentik. Az input jellemzően a könyvelési adatokból, számlakezelő programokból, ill. az adóhatósági onlineszámla adatokból állnak, így ennek kapcsán szükséges megvizsgálni az áfa bevalláshoz felhasznált adatok szerkezetét, hogy ezek miként illeszthetőek az M2M folyamatba.
- Az M2M bevezetés egyik legfontosabb szakmai feladata a vállalkozás saját adókódjainak megfeleltetése az adóhatóság által meghatározott standard adókódoknak. Ez a mapping nem pusztán technikai átkódolást jelent. Egy vállalati adókód mögött többféle gazdasági esemény, áfakezelés vagy bevallási pozíció is állhat, ezért a megfelelő adóhatósági adókód meghatározásához szükséges az egyes ügylettípusok felülvizsgálata. Különös figyelmet igényelnek azok az esetek, amikor ugyanazt a vállalati adókódot eltérő típusú ügyletekre használják, vagy amikor a helyes adóhatósági áfa-kód kiválasztása további adatoktól, például a partner státuszától, a teljesítés helyétől, a számla irányától vagy az alkalmazott levonási szabálytól függ.
- A forrásadatok egységesítését és az adókódok megfeleltetését követően állítható elő az adóhatóság által elvárt struktúrájú áfaanalitika, melynek során ellenőrzések is elvégezhetőek a bevallási adatokban.
- A megfelelően előkészített és ellenőrzött áfaanalitika strukturált, XML-alapú formában, technikai felhasználó alkalmazásával továbbítható az adóhatóság rendszerébe. Az M2M kapcsolat révén önellenőrzések, javítások is elvégezhetőek a bevallásokon.
Az átállás valódi kihívása: az adókódok megfeleltetése
Az M2M bevezetésével kapcsolatban sok szó esik az XML-állományok technikai részleteiről, hiszen az M2M rendszerben ez az állomány szolgál gyakorlatilag áfa bevallásként, így kiemelt figyelmet kell fordítani az XML fájl előállítására. Az XML fájlok megfelelő előállításához a legkritikusabb problémát az adókódok jelentik. Az adóhatóság által alkalmazott sztenderd adókód-struktúrához a vállalatoknak hozzá kell rendelniük saját ERP- vagy könyvelési rendszerük adókódjait. Ez a mapping határozza meg, hogy az egyes tranzakciók megfelelő módon jelennek-e meg az eÁFA-rendszerben. Hibás megfeleltetés esetén, pontatlan áfaanalitika készül, validációs hibák jelentkezhetnek, végeredményben pedig hibás áfa bevallás fog készülni, ha egyáltalán technikailag sikerül a bevallás beküldése.
Különösen összetett lehet a helyzet olyan vállalatoknál, amelyek:
- jelentős számú adókódot használnak,
- több forrásból, akár több ERP rendszerből áll össze az áfa bevallás,
- csoportszintű vagy nemzetközi ügyleteket bonyolítanak.
Miért érdemes időben megkezdeni a felkészülést?
Az M2M rendszer sikeres bevezetése jellemzően több terület együttműködését igényli, hatékony közreműködésre van szükség a könyvelő, ERP programfejlesztők, a számviteli és adózási szakértők között.
A technikai megvalósítás előtt célszerű felmérni a jelenlegi áfa bevallás-készítési folyamatot, az alkalmazott adókód-struktúrát, az összeálló áfaanalitika minőségét. Minél korábban indul el a felkészülés, annál kisebb lehet az eÁFA rendszerre történő átállásból fakadó jövőbeli üzleti kockázat.
Amennyiben szeretnék felmérni, hogy vállalatuk számára melyik eÁFA megoldás lehet megfelelő, vagy támogatásra van szükségük az adókódok megfeleltetésében és az M2M-felkészülésben, szakértőink készséggel állnak rendelkezésre egy előzetes konzultáció keretében.
