eVAT – auf der Website
Die eVAT- Website eignet sich vor allem für Unternehmen mit wenigen und einfachen Inlandstransaktionen. Die Steuerbehörde erstellt die Grundlage für die Umsatzsteueranalyse und den Entwurf der Umsatzsteuererklärung anhand der ihr vorliegenden Transaktionsdaten. Diese Daten stammen hauptsächlich aus dem Online-Rechnungssystem, den Daten der Online-Kasse und den Zolldokumenten.
Der Entwurf muss von der Gesellschaft geprüft werden, da dem Finanzamt nicht unbedingt alle für die korrekte Umsatzsteuerbehandlung erforderlichen Informationen vorliegen. Die Daten können über die Benutzeroberfläche manuell geändert und ergänzt werden, beispielsweise durch Korrektur des Steuercodes, Erfassung der Entscheidung der Gesellschaft bezüglich des Vorsteuerabzugsrechts und Hinzufügen von Daten, die nicht in den Online-Systemen enthalten sind (z. B. Rechnungen für Gemeinschaftsgeschäfte). Nach der Prüfung erstellt das System auf Basis der finalisierten Analysen einen Entwurf der Umsatzsteuererklärung, der direkt übermittelt werden kann.
Anstatt die Daten wie oben beschrieben manuell zu bearbeiten, kann die Steuererklärung auch im XML-Format über die Website hochgeladen werden. Die hochgeladene XML-Datei muss dem von der Finanzbehörde veröffentlichten technischen Schema entsprechen und die entsprechenden Daten und Steuerkennzeichen der zugrunde liegenden Rechnungen enthalten. Die Finanzbehörde stellt eine Software zur Verfügung, mit der sich aus Excel -Daten eine XML-Datei generieren lässt. Der XML-Upload reduziert den Zeitaufwand und potenzielle Fehler bei der manuellen Datenerfassung, jedoch erfordern die Generierung, der Upload und die Fehlerbehandlung der Datei weiterhin die Verhandlung des Benutzers.
Was bedeutet M2M-Lösung?
Die Machine-to-Machine (M2M) Kommunikation ermöglicht es Unternehmen, über strukturierte Datendateien von ihren eigenen Systemen aus mit dem elektronischen Umsatzsteuersystem (eVAT ) der Finanzbehörde zu kommunizieren. Umsatzsteueranalysen und zugehörige Transaktionsdaten können automatisch verarbeitet und geprüft werden, während das System vor der Einreichung der Umsatzsteuererklärung auf potenzielle Unstimmigkeiten und Risiken hinweist.
Die M2M-Lösung wird insbesondere für Unternehmen empfohlen, die:
- vielen, verschieden Umsatzsteuertransaktionen haben,
- komplexe Steuerentscheidungen treffen,
- ein digitalisiertes Buchhaltungs- oder ERP-System benutzen,
- ihre Umsatzsteuererklärungsprozesse automatisieren möchten.
Wie funktioniert die M2M-Lösung?
Durch die Nutzung von M2M (Maschine-zu-Maschine) lässt sich die Umsatzsteuererklärung direkt mit dem Finanz-, Buchhaltungs- oder Unternehmensmanagementsystem verknüpfen. Diese Lösung ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit einem hohen Transaktionsvolumen, komplexerer Umsatzsteuerverwaltung oder mehreren Datenquellen. In einer digitalisierten Buchhaltungsumgebung kann sich ihr Einsatz jedoch auch bei einer geringeren Anzahl von Rechnungen lohnen.
Der M2M-Prozess kann in drei Hauptphasen unterteilt werden: Datengenerierung, Datenverarbeitung und -Prüfung sowie automatisierte Einreichung der Steuererklärung.
- Ausgangspunkt des M2M-Prozesses sind die in den Systemen des Unternehmens verfügbaren Transaktionsdaten. Diese Daten umfassen typischerweise Buchhaltungsdaten, Daten aus Rechnungsverwaltungsprogrammen und Online-Rechnungsdaten der Finanzbehörden . Daher ist es notwendig, die Struktur der für Umsatzsteuererklärungen verwendeten Daten zu analysieren, um deren Integration in den M2M-Prozess zu gewährleisten.
- Eine der wichtigsten Aufgaben bei der Implementierung von M2M ist die Zuordnung der firmeneigene Steuercode zu den von der Finanzbehörde definierten Steuercode. Diese Zuordnung ist mehr als nur eine technische Umkodierung. Die firmeneigenen Steuercodes können auf verschiedenen wirtschaftlichen Vorgängen, der umsatzsteuerlichen Behandlung oder der Erklärungsposition basieren. Um das korrekte Steuercode der Finanzbehörde zu ermitteln, muss daher jede Transaktionsart geprüft werden. Besondere Aufmerksamkeit ist notwendig, wenn dasselbe firmeneigene Steuercode für verschiedene Transaktionsarten verwendet wird oder wenn die Auswahl des korrekten Steuercodes von zusätzlichen Daten wie dem Status des Geschäftspartners, dem Leistungsort, der Rechnungsrichtung oder der angewandten Abzugsregel abhängt.
- Nach der Standardisierung der Quelldaten und dem Abgleich der Steuercode wird Mehrwertsteueraufstellung, in dem von der Steuerbehörde erwarteten Struktur erstell, wobei auch Überprüfungen der Steuererklärungsdaten durchgeführt werden können.
- Ordnungsgemäß aufbereitete und geprüfte Umsatzsteueranalysen können mithilfe eines technischen Benutzers in einem strukturierten, XML-basierten Format an das System der Finanzbehörde übertragen werden. Über die M2M-Verbindung können zudem Korrekturerklärungen der Steuererklärungen vorgenommen werden.
Die eigentliche Herausforderung des Übergangs: die Angleichung der Steuergesetze
Im Zusammenhang mit der Einführung von M2M wird viel über die technischen Details von XML-Dateien diskutiert, da diese im M2M-System praktisch als Umsatzsteuererklärung dient. Daher muss der Erstellung der XML-Datei besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden. Das kritischste Problem für die korrekte Erstellung von XML-Dateien sind die Steuerkennzeichen. Unternehmen müssen die Steuerkennzeichen ihres eigenen ERP- oder Buchhaltungssystems der von der Finanzbehörde verwendeten Standard-Steuerkennzeichenstruktur zuordnen. Diese Zuordnung entscheidet darüber, ob einzelne Transaktionen im elektronischen Umsatzsteuersystem korrekt angezeigt werden . Bei fehlerhafter Zuordnung werden ungenaue Umsatzsteueranalysen erstellt, Validierungsfehler können auftreten und letztendlich wird eine fehlerhafte Umsatzsteuererklärung erstellt, sofern diese überhaupt technisch übermittelt wird.
Die Situation kann besonders komplex für Unternehmen sein, die:
- viele Steuercode sind regelmäßig verwenden,
- die Umsatzsteuererklärung aus verschiedenen Quellen, sogar aus verschiedenen ERP-Systemen, zusammenstellen, oder
- konzernweite oder internationale Transaktionen durchführen.
Warum lohnt es sich, rechtzeitig mit den Vorbereitungen zu beginnen?
Die erfolgreiche Implementierung eines M2M-Systems erfordert typischerweise die Zusammenarbeit mehrerer Bereiche, und eine effektive Zusammenarbeit zwischen Buchhaltern, ERP-Programmentwicklern sowie Experten für Rechnungswesen und Steuern ist notwendig.
Vor der technischen Implementierung empfiehlt es sich, den aktuellen Prozess zur Erstellung der Umsatzsteuererklärung, die angewandte Steuergesetzgebung und die Qualität der Umsatzsteueranalyse zu überprüfen. Je früher die Vorbereitung beginnt, desto geringer ist das zukünftige Geschäftsrisiko, das sich aus der Umstellung auf das elektronische Umsatzsteuersystem ergibt.
Wenn Sie beurteilen möchten, welche eVAT- Lösung für Ihr Unternehmen geeignet sein könnte, oder wenn Sie Unterstützung bei der Einhaltung der Steuervorschriften und der M2M-Vorbereitung benötigen, stehen Ihnen unsere Experten für ein erstes Beratungsgespräch zur Verfügung.
